Quy trình chứng nhận hữu cơ - Bài 2: Từ đăng ký đến duy trì chứng nhận

Ảnh minh họa

Bước 1: Trao đổi và đăng ký chứng nhận

Doanh nghiệp xác định sản phẩm, địa điểm sản xuất, phạm vi cần chứng nhận và tiêu chuẩn áp dụng. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp trao đổi với tổ chức chứng nhận về điều kiện đánh giá, hồ sơ cần chuẩn bị, chi phí dự kiến và kế hoạch thực hiện.

Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra năng lực, phạm vi hoạt động và tính phù hợp của tổ chức chứng nhận với tiêu chuẩn mà doanh nghiệp lựa chọn.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và rà soát điều kiện sản xuất

Hồ sơ có thể gồm đơn đăng ký, thông tin cơ sở, sơ đồ khu vực sản xuất, quy trình quản lý, danh mục vật tư đầu vào, nhật ký sản xuất và tài liệu truy xuất nguồn gốc.

Doanh nghiệp cần đối chiếu thực tế với yêu cầu tiêu chuẩn để phát hiện những điểm chưa phù hợp. Các vấn đề về điều kiện sản xuất, quản lý đầu vào, nguy cơ nhiễm chéo hoặc ghi chép thiếu đầy đủ cần được xử lý theo yêu cầu của chương trình chứng nhận.

Không phải mọi chương trình đều có một bước đánh giá sơ bộ riêng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác nhận trình tự cụ thể với tổ chức chứng nhận, thay vì mặc định quy trình của mọi hệ thống đều giống nhau.

Bước 3: Đánh giá hồ sơ và kiểm tra thực địa

Tổ chức chứng nhận xem xét hồ sơ và tiến hành đánh giá theo kế hoạch. Nội dung có thể bao gồm kiểm tra điều kiện sản xuất, đối chiếu nhật ký, xem xét vật tư đầu vào, kiểm tra khả năng truy xuất và đánh giá việc thực hiện các quy trình quản lý.

Khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của chương trình, tổ chức chứng nhận có thể lấy mẫu để thử nghiệm.

Nếu phát hiện điểm chưa phù hợp, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân, thực hiện biện pháp khắc phục và cung cấp bằng chứng theo yêu cầu. Việc khắc phục phải được xem xét, xác minh theo quy trình áp dụng.

Bước 4: Xem xét và quyết định cấp chứng nhận

Sau đánh giá, hồ sơ và kết quả được xem xét theo quy trình của tổ chức chứng nhận. Chứng nhận chỉ được cấp khi đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung giấy chứng nhận, đặc biệt là tiêu chuẩn áp dụng, tên cơ sở, địa điểm, sản phẩm, phạm vi chứng nhận và thời hạn hiệu lực.

Không nên mặc định mọi giấy chứng nhận hữu cơ có thời gian như nhau hoặc đều áp dụng cùng một lịch giám sát. Thời hạn và yêu cầu duy trì phụ thuộc vào chương trình chứng nhận cụ thể.

Bước 5: Duy trì sự phù hợp sau khi được cấp chứng nhận

Được cấp chứng nhận không có nghĩa doanh nghiệp kết thúc trách nhiệm. Cơ sở phải tiếp tục thực hiện tiêu chuẩn, duy trì hồ sơ, kiểm soát vật tư đầu vào, bảo đảm truy xuất nguồn gốc và sử dụng thông tin chứng nhận đúng phạm vi.

Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá giám sát, đánh giá định kỳ hoặc các hoạt động khác theo chương trình áp dụng. Khi có thay đổi về sản phẩm, địa điểm hoặc quy trình thuộc diện phải thông báo, doanh nghiệp cần thực hiện theo yêu cầu tương ứng.

Nếu phát hiện vi phạm, chứng nhận có thể bị đình chỉ, thu hồi hoặc xử lý theo quy định của chương trình và pháp luật liên quan.

Chi phí và thời gian phụ thuộc vào điều kiện thực tế

Chi phí chứng nhận không chỉ bao gồm phí đánh giá hoặc cấp giấy. Doanh nghiệp có thể phải đầu tư cho việc hoàn thiện điều kiện sản xuất, đào tạo nhân sự, xây dựng hồ sơ, thiết lập truy xuất nguồn gốc và duy trì tuân thủ.

Thời gian thực hiện phụ thuộc vào quy mô, phạm vi chứng nhận, mức độ đáp ứng tiêu chuẩn và việc khắc phục các điểm chưa phù hợp. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá và kế hoạch đánh giá cụ thể, tránh lựa chọn chỉ dựa trên lời cam kết cấp chứng nhận nhanh.

Theo bà Từ Thị Tuyết Nhung, Ủy viên Ban Thường vụ VOAA, nguyên Trưởng ban Điều phối PGS, khó khăn của cơ sở sản xuất không chỉ nằm ở kỹ thuật canh tác mà còn ở khả năng tổ chức hệ thống quản lý. Ghi chép, kiểm soát vật tư đầu vào, phân tách sản phẩm và truy xuất nguồn gốc phải trở thành công việc thường xuyên. Nếu chỉ hoàn thiện hồ sơ để phục vụ một đợt đánh giá thì khó duy trì tính minh bạch lâu dài.

Chủ động chuẩn bị để giảm rủi ro

Theo GS, TS Đào Thanh Vân, Phó Chủ tịch VOAA thì việc áp dụng tiêu chuẩn phải gắn với điều kiện cụ thể của từng loại hình sản xuất. Cơ sở cần được hướng dẫn về kỹ thuật, quản lý đất và nước, sử dụng vật tư phù hợp và phòng ngừa nguy cơ nhiễm chéo. Khoa học công nghệ có thể hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý, nhưng không thể thay thế trách nhiệm tuân thủ của người sản xuất.

Đối với doanh nghiệp, cách tiếp cận hiệu quả là lựa chọn đúng tiêu chuẩn, chuẩn bị hồ sơ phản ánh đúng thực tế, kiểm soát tốt quá trình sản xuất và duy trì việc tuân thủ sau chứng nhận.

Đối với người tiêu dùng, cần kiểm tra thông tin sản phẩm và không chỉ dựa vào lời quảng cáo. Đối với tổ chức chứng nhận, yêu cầu quan trọng là bảo đảm tính khách quan, năng lực đánh giá và quyết định dựa trên bằng chứng.

Chứng nhận hữu cơ không chỉ là thủ tục cấp giấy mà là quá trình chứng minh và duy trì sự phù hợp. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, nâng cao uy tín và tạo nền tảng phát triển thị trường bền vững.